Софт-Архив

журнал учета движения автотранспорта

Рейтинг: 4.5/5.0 (681 проголосовавших)

Категория: Windows: Транспорт

Описание

Образец документа

Образец заполнения журнала

выхода и возвращения автотранспорта

"Дата" - ставится дата выезда автомобиля на линию;

"Марка автомобиля" - пишется марка, модель автомобиля;

"Гос. рег. знак автомобиля" - указывается регистрационный знак автомобиля;

"Ф.И.О. водителя" - пишется фамилия и инициалы водителя;

"Исправный автомобиль, путевую документацию на ТС и ключи от замка зажигания получил (подпись водителя)" - ставится подпись водителя;

"Время первого выезда из гаража (с места стоянки)" - пишется время с точностью до минуты;

"Выезд автомобиля подтверждаю (подпись должностного лица)" - ставится подпись сотрудника, осуществляющего контроль за выходом транспортных средств из гаражей, с мест стоянок и возвращением с линии;

"Автомобиль в гараж (на место стоянки) поставил (подпись водителя)" - ставится подпись водителя;

"Время последнего возвращения с линии" - пишется время с точностью до минуты;

"Время последнего возвращения с линии подтверждаю (подпись должностного лица)" - ставится подпись сотрудника, осуществляющего контроль за выходом транспортных средств из гаражей, с мест стоянок и возвращением с линии;

"Примечание" - указывается, со слов водителя, техническое состояние транспортного средства (исправен, неисправен).

журнал учета движения автотранспорта:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи, обзоры программ, новости

    Журнал учета движения путевых листов

    Журнал учета движения путевых листов. Форма 8

    Каждое предприятие, использующее в своей работе всевозможные транспортные средства, не говоря уже о профильных транспортных предприятиях, должно вести учет движения выдаваемых путевых листов.  Единой формой, относящейся к  учетной документации первичного типа, является форма №8 под названием «Журнал учета движения путевых листов».

    Форма была утверждена в 1997 году постановлением Госкомстата Российской Федерации №78 вместе с рядом форм для выдачи соответствующих путевых листов (для легковых автомобилей либо же автобусов ). Назначение журнала – контроль за движением путевых листов, выданных водителю и за сдачей уже отработанных листов в бухгалтерию предприятия.

    Форма 8 структурно представляет собой таблицу из 9-ти колонок. Подписывается журнал  с указанием даты его выдачи и названия организации. Отображению подлежат такие данные:

    • номер, дата выдачи путевого листа;
    • ФИО водителя транспортного средства, табельный номер водителя;
    • гаражный номер автомобиля (регистрационный государственный номер в такой форме указываать не нужно);
    • подписи лиц, уполномоченных на приемку и сдачу путевого листа (диспетчера, водителя и бухгалтера);
    • необходимые примечания.

    Стоит отметить, что при приемке путевого листа диспетчер и бухгалтер также ставят дату такой приемки. Обязательный порядок заполнения журнала по форме №8 установлен приказом Минтранса РФ (18 сентября 2008 г. № 152) для всех собственников транспортных средств. Скачать удобную форму 8 для заполнения или ознакомиться с ее графическим вариантом можно по указанным ссылкам.

    Журнал учета движения автотранспорта, досмотров и вывоза материальных ценностей

    Знаки безопасности, таблички, стенды

    Металлические изделия (металлическая мебель, конструкции, навесы)

    Морская литература

    Морские товары

    Печати и штампы

    Подарки нашим покупателям

    Портреты знаменитых людей

    Товары для дома

    Товары для развития, игрушки

    Трудовые книжки и вкладыши в них

    Журнал учета движения автотранспорта, досмотров и вывоза материальных ценностей

    Журнал учета движения автотранспорта, досмотров и вывоза материальных ценностей

    25.00 руб 20 S 0 0 0

    48.00 руб 40 S 0 0 0

    80.00 руб 60 S 0 0 0

    125.00 руб 80 S 0 0 0

    140.00 руб 96 S 0 0 0

    290.00 руб 96 H 0 0 0

    165.00 руб 120 S 0 0 0

    320.00 руб 120 H 0 0 0

    215.00 руб 160 S 0 0 0

    372.00 руб 160 H 0 0 0

    255.00 руб 192 S 0 0 0

    414.00 руб 192 H 0 0 0

    260.00 руб 200 S 0 0 0

    420.00 руб 200 H 0 0 0

    375.00 руб 300 S 0 0 0

    540.00 руб 300 H 0 0 0

    495.00 руб 400 S 0 0 0

    665.00 руб 400 H 0 0 0

    610.00 руб 500 S 0 0 0

    780.00 руб 500 H 0 0 0

    45.00 руб 20 S 1 0 0

    68.00 руб 40 S 1 0 0

    100.00 руб 60 S 1 0 0

    145.00 руб 80 S 1 0 0

    160.00 руб 96 S 1 0 0

    185.00 руб 120 S 1 0 0

    235.00 руб 160 S 1 0 0

    275.00 руб 192 S 1 0 0

    280.00 руб 200 S 1 0 0

    395.00 руб 300 S 1 0 0

    515.00 руб 400 S 1 0 0

    630.00 руб 500 S 1 0 0

    340.00 руб 96 H 0 1 0

    370.00 руб 120 H 0 1 0

    422.00 руб 160 H 0 1 0

    464.00 руб 192 H 0 1 0

    470.00 руб 200 H 0 1 0

    590.00 руб 300 H 0 1 0

    715.00 руб 400 H 0 1 0

    830.00 руб 500 H 0 1 0

    45.00 руб 20 S 0 0 1

    68.00 руб 40 S 0 0 1

    100.00 руб 60 S 0 0 1

    145.00 руб 80 S 0 0 1

    160.00 руб 96 S 0 0 1

    310.00 руб 96 H 0 0 1

    185.00 руб 120 S 0 0 1

    340.00 руб 120 H 0 0 1

    235.00 руб 160 S 0 0 1

    392.00 руб 160 H 0 0 1

    275.00 руб 192 S 0 0 1

    434.00 руб 192 H 0 0 1

    280.00 руб 200 S 0 0 1

    440.00 руб 200 H 0 0 1

    395.00 руб 300 S 0 0 1

    560.00 руб 300 H 0 0 1

    515.00 руб 400 S 0 0 1

    685.00 руб 400 H 0 0 1

    630.00 руб 500 S 0 0 1

    800.00 руб 500 H 0 0 1

    65.00 руб 20 S 1 0 1

    88.00 руб 40 S 1 0 1

    120.00 руб 60 S 1 0 1

    165.00 руб 80 S 1 0 1

    180.00 руб 96 S 1 0 1

    205.00 руб 120 S 1 0 1

    255.00 руб 160 S 1 0 1

    295.00 руб 192 S 1 0 1

    300.00 руб 200 S 1 0 1

    415.00 руб 300 S 1 0 1

    535.00 руб 400 S 1 0 1

    650.00 руб 500 S 1 0 1

    2 в 1! Надо Ли Обучать Ответственного За Безопасную Эксплуатацию? Какие Журналы Надо Вести При Эксплуатации Автотранспорта?

    2 в 1! Надо Ли Обучать Ответственного За Безопасную Эксплуатацию? Какие Журналы Надо Вести При Эксплуатации Автотранспорта?

    Вопрос от посетителя

    Добрый день! Антон, можно с вами посоветоваться? В соответствии с ПОТ РМ-008-99 п.4.1.9. Работники транспортных организаций, ответственные за техническое состояние транспортных средств и за их безопасную эксплуатацию, не реже одного раза в пять лет проходят обучение и аттестацию. как правило, в учебных заведениях системы Минтранса России. Из этого вывод — это только для транспортных организаций, а для обычных предприятий, эксплуатирующих автомобили ответственного за безопасную эксплуатацию где-нибудь надо обучать или достаточно назначить? И еще вопрос какие журналы необходимо вести при эксплуатации автотранспорта и напольного безрельсового транспорта? Заранее благодарю за ответ.

    Ответ для посетителя

    Приветствую!

    Да, действительно, «ПОТ РМ-008-99. Межотраслевые правила по охране труда при эксплуатации промышленного транспорта (напольный безрельсовый колесный транспорт)» (утв. Постановлением Минтруда РФ от 07.07.1999 N 18) (ред. от 21.04.2011) предусматривают обучение только для лиц, ответственных на предприятиях транспорта:

    4.1.9. Работники транспортных организаций. ответственные за техническое состояние транспортных средств и за их безопасную эксплуатацию, не реже одного раза в пять лет проходят обучение и аттестацию, как правило, в учебных заведениях системы Минтранса России .

    Об этом же гласит и Приказ Минтранса РФ, Минтруда РФ от 11.03.1994 N 13/11 (ред. от 11.05.2000) «Об утверждении Положения о порядке аттестации лиц, занимающих должности исполнительных руководителей и специалистов предприятий транспорта» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 18.04.1994 N 548) :

    Совет Министров — Правительство Российской Федерации Постановлением от 30 августа 1993 г. N 876 в целях обеспечения безопасности судоходства, полетов и движения транспортных средств установил, что на должности исполнительных руководителей и специалистов предприятий транспорта. независимо от форм собственности, связанных с обеспечением безопасности движения, могут быть назначены только лица, прошедшие специальную подготовку, подтвержденную соответствующими документами и т.д.

    Не нужно забывать про Федеральный закон от 10.12.1995 N 196-ФЗ (ред. от 23.07.2013) «О безопасности дорожного движения». который гласит, что:

    Статья 20. Основные требования по обеспечению безопасности дорожного движения к юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям при осуществлении ими деятельности, связанной с эксплуатацией транспортных средств:

    1. Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории Российской Федерации деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств (в данном случае речь не идет о предприятиях транспорта ), обязаны :

    — создавать условия для повышения квалификации водителей и других работников автомобильного и наземного городского электрического транспорта, обеспечивающих безопасность дорожного движения;

    4. Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны :

    — обеспечивать наличие в организации должностного лица, ответственного за обеспечение безопасности дорожного движения и прошедшего в установленном порядке аттестацию на право занимать соответствующую должность;

    — обеспечивать соответствие работников профессиональным и квалификационным требованиям, предъявляемым при осуществлении перевозок и установленным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, если иное не устанавливается федеральным законом;

    — обеспечивать наличие помещений и оборудования, позволяющих осуществлять стоянку, техническое обслуживание и ремонт транспортных средств, или заключение договоров со специализированными организациями о стоянке, техническом обслуживании и ремонте транспортных средств;

    — организовывать и проводить предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры водителей, предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств.

    Напомню, что «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 23.07.2013) (с изм. и доп. вступающими в силу с 01.09.2013) предусматривает административные наказания за деятельность связанную с эксплуатацией ТС, в части отсутствия или нарушения квалификационных требований.

    Статья 12.31.1. Нарушение требований обеспечения безопасности перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом

    1. Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением профессиональных и квалификационных требований, предъявляемых к работникам, — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере двадцати тысяч рублей; на юридических лиц — ста тысяч рублей.

    Обучать все равно нужно, в частности — механика, как лицо, ответственное за безопасную эксплуатацию ТС.

    Теперь по журналам, скачать журналы по курсу: «Лицо, ответственное за БДД на предприятии», единственное НО — законодательство возможно изменилось, но лишним не будет.

    Организация учета на автотранспортных предприятиях

    Организация учета на автотранспортных предприятиях Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже. Подобные документы

    План счетов бухгалтерского учета. Нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета труда и заработной платы. Формы, системы и документальное оформление оплаты труда. Синтетический учет расчетов по оплате труда, удержания из заработной платы.

    курсовая работа [70,3 K], добавлен 08.04.2014

    Организационная структура предприятия. Должностные инструкции работников бухгалтерии. Документальное оформление и организация бухгалтерского учета денежных средств, труда и заработной пплаты. Кадровый учет, структура персонала и фонда оплаты труда.

    отчет по практике [40,2 K], добавлен 04.06.2010

    Организация и задачи бухгалтерского учета на предприятиях малого бизнеса. Методы бухгалтерского учета на предприятиях, применяющих упрощенные формы учетных регистров. Особенности плана счетов и формы счетоводства, применяемых на малых предприятиях.

    курсовая работа [31,8 K], добавлен 06.12.2007

    Теоретические основы учета на малых предприятиях. Критерии отнесения предприятия к малому бизнесу. Особенности учета на малых предприятиях. Организация налогового учета на малом предприятии. Расчет единого налога. Единый налог на вмененный доход.

    курсовая работа [36,1 K], добавлен 25.07.2008

    Автоматизация бухгалтерского учета на предприятиях малого бизнеса. Организация синтетического и аналитического учета в ООО "Заря". Система налогообложения на предприятии, её влияние на систему бухгалтерского учета, разработка мероприятий по его улучшению.

    курсовая работа [63,8 K], добавлен 13.01.2014

    Бухгалтерский учет материальных запасов в организациях общественного питания, эффективность их использования, резервы по увеличению и мероприятия по внедрению. Документальное оформление, учет производства и реализации продукции ООО "Пилот Авто".

    дипломная работа [134,1 K], добавлен 11.04.2012

    Значение и состав бухгалтерской отчетности, ее содержание и порядок составления. Методологическое обеспечение и организация бухгалтерского учета на предприятиях Республики Беларусь: документальное оформление, аналитический учет основных операций.

    курс лекций [333,1 K], добавлен 29.03.2010

    Учет труда и заработной платы на примере ООО "Алтайпрофиль". Организация бухгалтерского учета и документальное оформление труда и заработной платы на предприятии. Типичные ошибки в организации бухгалтерского учета и рекомендации по их недопущению.

    курсовая работа [72,0 K], добавлен 17.06.2010

    Общие принципы построения бухгалтерского учета на предприятиях. Стадии (этапы) учетного процесса. Организация бухгалтерского учета на предприятиях. Контроль за движением товарно-материальных ценностей. График обработки учетной информации.

    реферат [21,9 K], добавлен 22.11.2006

    Отражение в бухгалтерском балансе остатков готовой продукции по фактической себестоимости. Условия заключения договора поставки, порядок учета отгрузки и реализации продукции. Задачи и формы бухгалтерского учета на предприятии, принципы учетной политики.

    курсовая работа [58,5 K], добавлен 08.02.2012

    Путевой лист бланк скачать журнал учета движения путевых листов

    Формы первичной учетной документации

    Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте.

    Путевой лист (форма N 4-С, 4-П)

    Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

    Форма № 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Форма № 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя. Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагают соответствующий отрывной талон.

    Путевой лист остается в организации - владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня. В случае, когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.

    Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации - владельца автотранспорта и заказчики. Путевые листы по формам № 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

    Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа. Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

    Журнал учета движения путевых листов (форма № 8)

    Применяется организацией для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию.

    Путевой лист, форма 1-с. xls doc

    Путевой лист, форма 1-п. xls doc

    Журнал учета движения путевых листов. xls doc

    Срок хранения журнала

    Вопрос-Ответ » Срок хранения журнала |
      Татьяна Полосенко - 12.02.2010 19:25:58

    Подскажите срок хранения журнала учета движения путевых листов с указанием нормативного акта.

      Галия - 13.02.2010 9:46:02

      Перечень типовых архивных доков, 3 года.ст.75 п.в

      Читайте междy строк - там никогда не бывает опечаток.

      Татьяна Полосенко - 13.02.2010 11:25:51

      Дело в том, что сами путевые листы рекомендуют хранить не менее 5 лет, по идее и журнал должен храниться не меньше, вот только найти бы нормативный документ, чтоб наверняка!

      Галия - 14.02.2010 12:09:00

      Сроки хранения Вы можете прописать в своем ВНА - Инструкции по кадровому делопроизводству.

      1) журнал учета путевых листов (форма № 8);

      2) путевой лист легкового автомобиля (форма № 3);

      3) путевой лист специального автомобиля (форма № 3 (спец.));

      4) путевой лист легкового такси (форма № 4);

      5) путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-с, форма № 4-п);

      6) путевой лист автобуса (форма № 6);

      7) путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 (спец.));

      8) товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т).

      Поскольку большинство организаций эксплуатирует служебные легковые машины или грузовые автомобили, то они используют формы путевых листов для этих машин.

      Путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-с или № 4-п) является основным первичным документом для расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на расходы по обычным видам деятельности, начисления заработной платы водителю, а также подтверждает производственный характер произведенных расходов. При перевозке товарных грузов путевые листы форм № 4-с и № 4-п выдаются водителю вместе с товарно-транспортной накладной.

      Форма № 4-с (сдельная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

      Форма № 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

      Отрывные талоны путевого листа форм № 4-с и № 4-п заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией-владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагается соответствующий отрывной талон.

      В путевом листе, который остается в организации - владельце автотранспорта, повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика. Если грузы перевозятся на автомобиле, работающем на повременной оплате, то в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных накладных и прилагается один экземпляр этих накладных. Путевые листы хранятся в бухгалтерии совместно с товарно-транспортными документами для одновременной их проверки.

      Путевой лист служебного легкового автомобиля (форма № 3) служит основным первичным документом для списания ГСМ на расходы, связанные с управлением организацией.

      Журнал учета движения путевых листов (форма № 8) применяется организацией для регистрации выданных путевых листов водителю и сданных после обработки путевых листов в бухгалтерию.

      Все путевые листы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.

      Ответственность за правильное оформление путевого листа несут руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении документа. Это еще раз подчеркнуто в уже упомянутом письме Федеральной службы государственной статистики (Росстата) от 03.02.2005 № ИУ-09-22/ 257 «О путевых листах». В нем также сказано, в унифицированных формах должны быть заполнены все реквизиты. Работники, заполнившие и подписавшие документы, несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных.

      Порядок хранения бухгалтерских документов

      В соответствии со статьей17 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

      Пункт 1 статьти17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" устанавливает, что: "Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет".

      При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам "в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги".

      На первый взгляд, может показаться, что процитированные нормы противоречат друг другу. Дело в том, что данные нормативные документы устанавливают предписания, действующие в целях разных отраслей права - налогового и бухгалтерского.

      В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского - 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации ??осударственного архивного дела).

      Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

      Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ);

      Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);

      Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее - Перечень);

      Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете - утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.

      Из всех вышеперечисленных нормативных документов бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню, поскольку именно он "предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)" (п. 1.4. Указаний по применению Перечня). Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 "Учет и отчетность", содержащий подразделы 4.1. "Бухгалтерский учет и отчетность" и 4.2. "Статистический учет и отчетность".

      Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

      Сроки хранения

      Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет.

      Отметки "до минования надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет.

      Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе "Примечание": например, по договорам о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после снятия с учета и т.д.

      В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству - 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации - 15 лет, кино- и фотодокументов - 5 лет и др.).

      Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации.

      Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов.

      Например, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др.

      На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов.

      В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.

      Порядок хранения документов

      Согласно статьей 13 Закона № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов.

      Статья 15 вышеуказанного Закона № 125-ФЗ отмечает, что организации "обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов".

      В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете говорится, что документы текущего отчетного периода "должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером" (п. 6.2. Положения). В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.

      Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.

      В соответствии с пунктом 6.4. Положения "Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящимися к ним документами, должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены".

      Сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

      Выдача документов

      Выдача документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

      Статья 26 Закона № 125-ФЗ обязует организации при наличии у них соответствующих архивных документов "бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ".

      Понятие пользователей архивными документами определяется пунктом 19 статьи 3 Закона № 125-ФЗ, в соответствии с которым к ним относятся "государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации".

      Уничтожение или передача в архивы

      Необходимо обратить внимание на то, что некоторые документы (лицевые счета работников, договоры, соглашения и др.) в Перечне, помимо указания срока хранения, помечены абравиатурой "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия). Эта отметка означает, что "часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации".

      Перечнем выделяются организации, являющиеся источниками комплектования архивов, и не являющиеся. К первым относятся государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, а также негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие договоры. Ко вторым относятся "организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы".

      По истечении сроков хранения в архивах организаций-источников комплектования архивного фонда России документы, отобранные на государственное и муниципальное хранение, передаются в соответствующий архив.

      Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат - "уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период".

      Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации.

      Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренные Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.

      В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели).

      При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора, МЧС и т.п.

      Результаты работы комиссии должны быть оформлены актом, который подлежит утверждению руководителем организации.

      Статьей 23 Закона № 125-ФЗ устанавливается, что "при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами". Этой же статьей определено, что при ликвидации организации их документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между вышеуказанными сторонами.

      Порядок изъятия документов

      В соответствии с пунктом 8 статьи 9 Закона № 129-ФЗ

      Выдержка из документа

      "Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

      Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием осно- вания и даты изъятия".

      Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле*

      Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что "Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации".

      В некоторых случаях организации могут быть согласно статье 111 НК РФ освобождены от ответственности за пропажу или гибель документов вследствие стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств (кража, пожар и т.п.). Однако следует иметь в виду, что вина организации в совершении правонарушения будет определяться в зависимости от вины ее должностных лиц, действия (бездействия) которых стали причиной совершения этого правонарушения.

      edited by Svetlana_KD on 23.10.2013

      edited by Svetlana_KD on 03.11.2013

      Читайте междy строк - там никогда не бывает опечаток.

      Галия - 14.02.2010 12:10:30

      В итоге я с вами соглашусь. Установите в "Инсрукции. ", если она у Вас есть - 5 лет.