Софт-Архив

все о программе excel

Рейтинг: 4.4/5.0 (372 проголосовавших)

Категория: Windows: другое

Описание

Как работать в Excel (программе): советы начинающим

Как работать в Excel (программе): советы начинающим

Программа Excel является одним из самых мощных приложений всего комплекса Office. Ею пользуются не только бухгалтеры и экономисты, но и обычные люди. Программа предназначена для работы с цифрами и таблицами, дает возможность представить информацию в наиболее благоприятном для восприятия виде: в качестве диаграмм и графиков. Здесь можно осуществлять сложнейшие расчеты и выполнять различные математические операции. К тому же особые знания пользователю не понадобятся, достаточно изучить, как работать в Excel.

Что представляет собой данное офисное приложение?

Программа Excel работает с файлами, которые образуют некую книгу, состоящую из отдельных листов. В ячейки таблиц вводятся буквы, символы и цифры. Их можно копировать, перемещать или удалять. При необходимости с ними проводятся различные операции: текстовые, математические, логические и прочие. Новички, которые только учатся тому, как работать в программе Excel, должны знать, что любую информацию можно вывести на экран в виде графиков или диаграмм.

Как создать файл?

В первую очередь необходимо открыть документ. Для его создания нужно кликнуть на ярлыке программы или зайти в приложение через «Пуск».

По умолчанию имя задано «Книга 1», но в строке «Имя файла» можно ввести любое название. Работая, стоит периодически сохранять данные, чтобы избежать потери информации в случае сбоя или зависания компьютера.

Между листами можно с легкостью переключаться, нажимая на соответствующую надпись внизу страницы. Если вкладок очень много, лучше использовать стрелки на клавиатуре. Чтобы вставить лист, нужно в меню «Главная» найти пункт «Вставить». Там будут отображаться все возможные действия, применимые к листам, например добавить или удалить. Также вкладки можно перемещать.

«Лицо» программы

Прежде чем разобраться, как работать в Excel, стоит изучить интерфейс. Инструменты расположены в верхней и нижней части окна, а остальную область занимают прямоугольники, которые являются ячейками. Особенность электронных таблиц заключается в том, что действия можно выполнять в одних ячейках, а результат выводить в других.

Каждая таблица имеет столбцы, которые обозначаются буквами английского алфавита. Строки нумеруются слева. Таким образом, любая ячейка имеет собственные координаты. В каждую ячейку можно вводить как данные, так и формулы. Перед вводом последних необходимо ставить символ «=».

Каждой ячейке – своя характеристика

Чтобы понять, как научиться работать в Excel правильно, пользователь должен знать, что прежде, чем ввести значения, необходимо задать размерность колонке или ячейке. Она будет зависеть от того, в чем измеряются данные. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мышки на выделенном диапазоне и в диалоговом окне выбрать пункт «Формат ячеек».

Если вводимое число больше 999, необходимо установить разбиение по разрядам. Вводить пробелы самостоятельно не стоит.

Для корректного отображения данных нельзя вводить в одну ячейку больше одного отдельного значения. Также не стоит вводить перечисления, разделенные запятыми или другими символами. Для каждого значения должна быть своя ячейка.

Как вводить данные?

Пользователям, которые знают, как работать в Excel, не составит труда ввести данные. Для этого нужно щелкнуть на ячейке и набрать на клавиатуре буквы или цифры. Чтобы продолжить работу, необходимо нажать «Ввод» или ТАВ. Разрыв строки осуществляется с помощью комбинации ALT + «ВВОД».

При вводе месяца или номера по порядку достаточно прописать значение в начальных ячейках, а затем перетащить маркер на необходимый диапазон.

Перенос текста

Чаще всего пользователей интересует, как научиться работать в Excel с текстом. При необходимости его можно переносить по словам. Для этого необходимо выделить определенные ячейки и во вкладке «Главная» нужно найти опцию «Выравнивание», а затем выбрать «Перенос текста».

Если требуется автоматическое изменение ширины и высоты ячейки согласно введенному тексту, следует выполнить следующее: перейти во вкладку «Главная» и в группе «Ячейки» выбрать пункт «Формат». Далее нужно выбрать подходящее действие.

Форматирование

Чтобы отформатировать числа, необходимо выделить ячейку и во вкладке «Главная» найти группу «Число». После нажатия на стрелочку рядом с пунктом «Общий» можно выбрать требуемый формат.

Чтобы изменить шрифт, нужно выделить определенный диапазон и перейти в меню «Главная», «Шрифт».

Как создать таблицу?

Знания о том, как работать в программе Excel, вряд ли будут полезны пользователю, если он не умеет создавать таблицу. Самый простой способ – это выделить определенный диапазон и отметить границы черными линиями, нажав на соответствующую иконку вверху страницы. Но зачастую требуется нестандартная таблица для бланков или документов.

В первую очередь необходимо определиться, как должна выглядеть таблица, чтобы установить ширину и длину ячеек. Выделив диапазон, нужно перейти в меню «Формат ячеек» и выбрать пункт «Выравнивание». Опция «Объединение ячеек» поможет убрать лишние границы. Затем нужно перейти в меню «Границы» и установить требуемые параметры.

С помощью меню «Формат ячеек» можно создавать различные варианты таблиц, добавляя или удаляя столбцы и строки, а также меняя границы.

Зная, как работать в таблице Excel, пользователь сможет создавать заголовки. Для этого в окошке «Форматирование таблицы» нужно установить флажок напротив пункта «Таблица с заголовками».

Чтобы добавлять элементы в таблице, необходимо воспользоваться вкладкой «Конструктор». Там можно выбрать требуемые параметры.

Для чего нужны макросы?

Если пользователю приходится часто повторять одни и те же действия в программе, ему пригодятся знания о том, как работают макросы в Excel. Они запрограммированы выполнять действия в определенной последовательности. Использование макросов позволяет автоматизировать определенные операции и облегчить монотонную работу. Они могут быть записаны на различных языках программирования, но их суть от этого не меняется.

Для создания макроса в этом приложении необходимо войти в меню «Сервис», выбрать пункт «Макрос», а затем нажать «Начать запись». Далее нужно выполнить те действия, которые часто повторяются, и после окончания работы нажать «Остановить запись».

Все эти инструкции помогут новичку разобраться, как работать в Excel: вести учет, создавать отчеты и анализировать цифры.

все о программе excel:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи, обзоры программ, новости

    Помогите срочно урок информатики

    помогите срочно урок информатики. Что такое Excel, для чего он нужен, где применяется и основные свойства .

    Jane Sinenko Профи (689) 3 года назад

    Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel[1]) — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.

    Екатерина Мастер (2108) 3 года назад

    Microsoft Excel, что такое Excel

    Microsoft Excel – это широко распространенная компьютерная программа. Нужна она для проведения расчетов, составления таблиц и диаграмм, вычисления простых и сложных функций.

    На большинстве компьютеров есть набор (пакет) программ Microsoft Office. Эти программы принято называть «офисными». так как они незаменимы при работе в офисе. Самые популярные офисные программы – Microsoft Word и Microsoft Excel.

    Microsoft Word – это программа для печати текста и составления документов. О ней Вы сможете узнать из уроков раздела Microsoft Word. А сейчас поговорим подробнее о программе Microsoft Excel, или сокращенно Excel (эксэль).

    Зачем нужен Excel

    Excel – это программа, которая нужна, в первую очередь, бухгалтерам и экономистом. Ведь в ней можно составлять таблицы (отчеты). производить вычисления любой сложности, составлять диаграммы. Причем, все это можно сделать без особого труда и невероятных познаний.

    Можно сказать, что Excel – это большой и мощный калькулятор с множеством функций и возможностей. Но это вовсе не означает, что Вам нужно уметь пользоваться всем тем, что «умеет» эта программа. Большинству людей достаточно базовых знаний, получить которые Вы сможете из следующих уроков.

    Что из себя представляет программа Excel

    Программа Microsoft Excel представляет из себя большую таблицу, в которую можно вносить данные, то есть печатать слова и цифры. Также, используя функции этой программы, можно производить с цифрами разные манипуляции (складывать, вычитать, умножать, делить и многое другое).

    Многие думают, что Excel – это только таблицы. То есть они убеждены, что все таблицы на компьютере составляются только в этой программе. Это не совсем верно.

    Да, действительно, Excel представляет из себя таблицу. Но эта программа нужна, в первую очередь, для вычислений. Если требуется не только расчертить таблицу со словами и цифрами, но еще и произвести с цифрами какие-либо действия (сложить, умножить, вычислить процент и т. д). то тогда Вам нужно воспользоваться программой Microsoft Excel. А если же Вам нужно составить таблицу без вычислений, то есть ввести уже готовые данные, то быстрее и удобнее это сделать в программе Microsoft Word.

    Если сравнивать программу Microsoft Excel с программой Microsoft Word, то Excel, конечно, сложнее. И лучше начинать работать в этой программе после того, как освоите Word. Чтобы изучить Excel досконально, потребуется немало времени.

    Похожие вопросы

    Рамблер ТОП100

    Новостные ленты ресурса "Блог о программе Microsoft. "

    Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки

    Пошаговая инструкция по созданию надстройки Excel для ленты

    Один из самых значимых навыков, которые я приобрел, работая финансовым аналитиком, является умение создавать специальные пользовательские надстройки для моего отдела и компании в целом. Этот навык позволил сохранить время и нервы для большого количества народа. Потратив более года, на то. Читать далее ‘Пошаговая инструкция по созданию надстройки Excel для ленты’ →

    Все 5 новостей, показать ↓

    Один из самых значимых навыков, которые я приобрел, работая финансовым аналитиком, является умение создавать специальные пользовательские надстройки для моего отдела и компании в целом. Этот навык позволил сохранить время и нервы для большого количества народа. Потратив более года, на то. Читать далее ‘Пошаговая инструкция по созданию надстройки Excel для ленты’ →

    Вытягивание уникальных значений из диапазона была и остается одной из старейших тем обсуждений в среде Excel. Хотя в программе реализовано несколько эффективных возможностей идентификации повторяющихся значений, а статей на эту тему написано еще больше, сегодня мы поговорим о возможности создания. Читать далее ‘Создание списка уникальных значений в Excel с помощью формул массивов’ →

    Данная статья возникла, как ответ на запрос одного из читателей нашего блога о возможности построения положительных и отрицательных значений на тримап. Идея заключается в том, чтобы поместить слева от оси У значения со знаком минус, а справа – со знаком. Читать далее ‘Создание графика в Excel с отрицательными и положительными значениями’ →

    Функция ЕСЛИ в Excel позволяет оценивать ситуацию с двух точек зрения, например, значение больше 0 или меньше, и в зависимости от ответа на этот вопрос, произведи дальнейшие расчеты по той или иной формуле. Однако, не редки ситуации, когда вам приходится. Читать далее ‘Несколько условий ЕСЛИ в Excel’ →

    Когда вы работаете с большими объемами данных, нельзя представить себе эту деятельность без фильтров. Однозначно, что в Excel разработан очень мощный и удобный инструмент фильтрации, который позволяет выбирать определенные данные из диапазона. А с приходом Excel 2007 добавилась возможность выбирать. Читать далее ‘Расширенный фильтр в Excel с символами подстановки и уникальными значениями на VBA’ →

    Решение численных задач средствами MS Excel

    1.КРАТКАЯ СПРАВКА О ПРОГРАММЕ MS EXCEL

    "Простые задачи должны решаться просто". Этому постулату как нельзя лучше отвечают вычислительные возможности программы MS Excel, которые без оговорки можно назвать безграничными.

    Программа MS Excel (электронные таблицы) предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых.

    Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

    Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчётов в ручную или специального программирования.

      Электронные таблицы можно использовать эффективно для:
    • проведения однотипных расчётов над большими наборами данных;
    • автоматизации итоговых вычислений;
    • решения задач путём подбора значений параметров;
    • табулирования формул (функций);
    • обработки результатов экспериментов;
    • проведение поиска оптимальных значений параметров;
    • подготовки табличных документов;
    • построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

    Документом MS Excel является рабочая книга. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Однако активной рабочей книгой может быть только текущая (открытая) книга.

    Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке.

    Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, пронумерованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65536.

    На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.

    На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие, номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно сделать протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.

    В MS Excel имеются два способа адресации ячеек: относительная, как показано выше, и абсолютная. Признаком абсолютной адресации является знак $. Если знак $ предшествует имени столбца $B7, то будет абсолютный адрес столбца. Если знак $ предшествует номеру строки D$23,то будет абсолютный адреса строки. Если знак $ предшествует имени столбца и номеру строки $C$12, $A$2:$d$24, то будет абсолютный адрес ячейки или диапазона ячеек. Абсолютная адресация применяется в случаях, когда в формулах необходимо осуществлять ссылку на одну и ту же ячейку (один и тот же диапазон ячеек). Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4.

    Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из следующих типов: число, дата, текст или формула, а также оставаться пустой.

    Ввод данных осуществляется непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул. Ввод формулы всегда начинается с символа "=" (знака равенства). Чтобы завершить ввод, сохранив введённые данные, используется клавиша Enter. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используется кнопка на панели инструментов или клавиша ESC. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу DELETE. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используется команда =>. Вкладки этого диалогового окна позволяют:

    • выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, способ записи даты и прочее);
    • задавать направление текста и метод его выравнивания;
    • определять шрифт и начертание символов;
    • управлять отображением и видом рамок;
    • задавать фоновый цвет.

    Вычисления в таблицах программы Excel осуществляется при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединённые знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в ней отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей (активной), то формула отобразится в строке формул.

    Необходимость применения формул в программе Excel обусловливается тем, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, то всегда следует использовать формулу. Это гарантирует сохранение целостности и правильности производимых вычислений при последующем редактировании таблицы.

    Для редактирования формулы следует дважды щёлкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны ячеек), от которых зависит значение формулы, выделяются цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом.

    Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания адресов ячеек, содержат кнопки, присоединённые к соответствующим полям. При щелчке по такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона ячеек) с помощью щелчка или протягивания.

    Загрузку программы MS Excel можно выполнить следующими способами:

    • двойным щелчком по ярлыку Microsoft Excel на рабочем столе, если ярлык там находится;
    • выполнением последовательности команд: => => => ярлык ;
    • выполнением последовательности команд: => =>. В появившемся диалоговом окне в строке ввести Microsoft Excel (имя файла ярлыка программы MS Excel) и щелкнуть по кнопке. После окончания поиска выполнить двойной щелчок по ярлыку. По завершению загрузки программы MS Excel закрыть окно поиска.

    Загрузка программы MS Excel заканчивается появлением на экране окна программы с открытым рабочим листом с именем "Лист1" стандартной рабочей книги с именем "Книга1".

    Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

    Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

    Многие люди, годами используя Microsoft Excel, даже не подозревают о возможностях программы, упрощающих работу с таблицами. В этой статье мы рассмотрим несколько особо примечательных функций:

    Группировка данных

    Когда вы подготавливаете каталог товаров с ценами, было бы неплохо побеспокоиться об удобстве его использования. Большое количество позиций на одном листе вынуждает использовать поиск, но что, если пользователь только делает выбор и не имеет представления о наименовании? В Интернет-каталогах проблема решается созданием групп товаров. Так почему бы и в книге Excel не сделать так же?

    Организовать группировку достаточно просто. Выделите несколько строк и нажмите кнопку Группировать на вкладке Данные (см. рис. 1).

    Рисунок 1 – Кнопка группировки

    Затем укажите тип группировки – по строкам (см. рис. 2).

    Рисунок 2 – Выбор типа группировки

    В итоге мы получаем… не то, что нам нужно. Строки товаров объединились в группу, указанную под ними (см. рис. 3). В каталогах обычно сначала идёт заголовок, а потом содержимое.

    Рисунок 3 – Группировка строк «вниз»

    Это отнюдь не ошибка программы. Видимо, разработчики посчитали, что группировкой строк занимаются в основном составители финансовой отчётности, где итоговый результат выводится в конце блока.

    Чтобы группировать строки «вверх» нужно изменить одну настройку. На вкладке Данные нажмите на маленькую стрелочку в нижнем правом углу раздела Структура (см. рис. 4).

    Рисунок 4 – Кнопка, отвечающая за вывод окна настроек структуры

    В открывшемся окне настроек снимите флажок с пункта Итоги в строках под данными (см. рис. 5) и нажмите кнопку ОК .

    Рисунок 5 – Окно настроек структуры

    Все группы, которые вы успели создать, автоматически изменятся на «верхний» тип. Разумеется, установленный параметр повлияет и на дальнейшее поведение программы. Однако снимать этот флажок вам придётся для каждого нового листа и каждой новой книги Excel, т.к. разработчики не предусмотрели «глобальной» установки типа группировки. Точно также нельзя использовать различные типы групп в пределах одной страницы.

    После того, как вы распределили товары по категориям, можно собрать категории в более крупные разделы. Всего предусмотрено до девяти уровней группировки.

    Неудобство при использовании данной функции заключается в необходимости нажимать кнопку ОК во всплывающем окошке, а собрать несвязанные диапазоны за один подход не удастся.

    Рисунок 6 – Многоуровневая структура каталога в Excel

    Теперь вы сможете раскрывать и закрывать части каталога, щёлкая по плюсам и минусам в левой колонке (см. рис. 6). Чтобы развернуть весь уровень, нажмите на одну из цифр в верхней части.

    Чтобы вывести строки на более высокий уровень иерархии, воспользуйтесь кнопкой Разгруппировать вкладки Данные. Полностью избавиться от группировки можно при помощи пункта меню Удалить структуру (см. рис. 7). Будьте внимательны, отменить действие невозможно!

    Рисунок 7 – Снимаем группировку строк

      Закрепление областей листа

    Достаточно часто при работе с таблицами Excel возникает необходимость закрепить некоторые области листа. Там могут располагаться, например, заголовки строк / столбцов, логотип компании или другая информация.

    Если вы закрепляете первую строку или первый столбец, то всё очень просто. Откройте вкладку Вид и в раскрывающемся меню Закрепить области выберите соответственно пункты Закрепить верхнюю строку или Закрепить первый столбец (см. рис. 8). Однако одновременно и строку, и столбец таким образом «заморозить» не удастся.

    Рисунок 8 – Закрепляем строку или столбец

    Чтобы снять закрепление, выберите в том же меню пункт Снять закрепление областей (пункт заменяет собой строку Закрепить области. если на странице применена «заморозка»).

    А вот закрепление нескольких строк или области из строк и столбцов осуществляется не так прозрачно. Вы выделяете три строки, щёлкаете по пункту Закрепить области. и… Excel «замораживает» только две. Почему так? Возможен ещё более плохой вариант, когда области закрепляются непредсказуемым образом (например, вы выделяете две строки, а программа ставит границы после пятнадцатой). Но не будем списывать это на недосмотр разработчиков, потому что единственный правильный вариант использования данной функции выглядит по-другому.

    Вам нужно щёлкнуть мышью по ячейке ниже строк, которые вы хотите закрепить, и, соответственно, правее закрепляемых столбцов, а уже потом выбрать пункт Закрепить области. Пример: на рисунке 9 выделена ячейка B 4. Значит, закрепляться будут три строки и первый столбец, которые останутся на своих местах при прокрутке листа как по горизонтали, так и по вертикали.

    Рисунок 9 – Закрепляем область из строк и столбцов

    Вы можете применить фоновую заливку для закреплённых областей, чтобы указать пользователю на особенное поведение данных ячеек.

    Поворот листа (замена строк на столбцы и наоборот)

    Представьте такую ситуацию: вы несколько часов работали над набором таблицы в Excel и вдруг поняли, что неверно спроектировали структуру – заголовки столбцов следовало бы расписать по строкам или строки по столбцам (это не имеет значения). Набирать всё вручную заново? Ни за что! В Excel предусмотрена функция, позволяющая осуществить «поворот» листа на 90 градусов, переместив таким образом содержимое строк в столбцы.

    Рисунок 10 – Исходная таблица

    Итак, мы имеем некоторую таблицу, которую нужно «повернуть» (см. рис. 10).

    1. Выделяем ячейки с данными. Выделяются именно ячейки, а не строки и столбцы, иначе ничего не получится.
    2. Копируем их в буфер обмена сочетанием клавиш <Ctrl + C> или любым другим способом.
    3. Переходим к пустому листу или свободному пространству текущего листа. Важное замечание: вставлять поверх текущих данных нельзя!
    4. Вставляем данные комбинацией клавиш <Ctrl + V> и в меню параметров вставки выбираем вариант Транспонировать (см. рис. 11). Как вариант, вы можете использовать меню Вставить со вкладки Главная (см. рис. 12).

    Рисунок 11 – Вставка с транспонированием

    Рисунок 12 – Транспонирование из главного меню

    Вот и всё, поворот таблицы выполнен (см. рис. 13). При этом форматирование сохраняется, а формулы изменяются в соответствии с новым положением ячеек – никакой рутинной работы не потребуется.

    Рисунок 13 – Результат после поворота

    Показ формул

    Иногда возникает ситуация, когда вы не можете найти нужную формулу среди большого количества ячеек, либо просто не знаете, что и где следует искать. В этом случае вам пригодится возможность вывести на лист не результат вычислений, а исходные формулы.

    Нажмите кнопку Показать формулы на вкладке Формулы (см. рис. 14), чтобы изменить представление данных на листе (см. рис. 15).

    Рисунок 14 – Кнопка «Показать формулы»

    Рисунок 15 – Теперь на листе видны формулы, а не результаты расчёта

    Если вам трудно сориентироваться по адресам ячеек, отображаемым в строке формул, нажмите кнопку Влияющие ячейки со вкладки Формулы (см. рис. 14). Зависимости будут показаны стрелками (см. рис. 16). Для использования этой функции сначала следует выделить одну ячейку.

    Рисунок 16 – Зависимости ячейки показаны стрелками

    Скрываются зависимости нажатием кнопки Убрать стрелки .

    Перенос строк в ячейках

    Достаточно часто в книгах Excel встречаются длинные надписи, не помещающиеся в ячейку по ширине (см. рис. 17). Можно, конечно, раздвинуть столбец, но не всегда этот вариант приемлем.

    Рисунок 17 – Надписи не помещаются в ячейки

    Выделите ячейки с длинными надписями и нажмите кнопку Перенос текста на Главной вкладке (см. рис. 18), чтобы перейти к многострочному отображению (см. рис. 19).

    Рисунок 18 – Кнопка «Перенос текста»

    Рисунок 19 – Многострочное отображение текста

    Поворот текста в ячейке

    Наверняка вы сталкивались с ситуацией, когда текст в ячейках нужно было разместить не по горизонтали, а по вертикали. Например, чтобы подписать группу строк или узкие столбцы. В Excel 2010 имеются средства, позволяющие повернуть текст в ячейках.

    В зависимости от своих предпочтений вы можете пойти двумя путями:

    1. Сначала создать надпись, а потом её повернуть.
    2. Настроить поворот надписи в ячейке, а потом ввести текст.

    Варианты различаются незначительно, поэтому рассмотрим только один из них. Для начала я объединил шесть строк в одну при помощи кнопки Объединить и поместить в центре на Главной вкладке (см. рис. 20) и ввёл обобщающую надпись (см. рис. 21).

    Рисунок 20 – Кнопка объединения ячеек

    Рисунок 21 – Сначала создаём горизонтальную подпись

    Далее опять же на Главной вкладке щёлкаем по кнопке направления текста и в раскрывающемся списке выбираем пункт Повернуть текст вверх (см. рис. 22).

    Рисунок 22 – Кнопка поворота текста

    Можно дополнительно уменьшить ширину столбца (см. рис. 23). Готово!

    Рисунок 23 – Вертикальный текст ячейки

    Если есть такое желание, угол поворота текста вы можете задать вручную. В том же списке (см. рис. 22) выберите пункт Формат выравнивания ячейки и в открывшемся окошке задайте произвольный угол и выравнивание (см. рис. 24).

    Увеличить рисунок

    Рисунок 24 – Задаём произвольный угол поворота текста

    Форматирование ячеек по условию

    Возможности условного форматирования появились в Excel уже давно, но к версии 2010 года были значительно усовершенствованы. Возможно, вам даже не придётся разбираться в тонкостях создания правил, т.к. разработчики предусмотрели множество заготовок. Давайте посмотрим, как пользоваться условным форматированием в Excel 2010.

    Первое, что нужно сделать – выделить ячейки. Далее, на Главной вкладке нажмите кнопку Условное форматирование и выберите одну из заготовок (см. рис. 25). Результат будет отображаться на листе сразу, поэтому вам не придётся долго перебирать варианты.

    Рисунок 25 – Выбираем заготовку условного форматирования

    Гистограммы выглядят достаточно интересно и хорошо отражают суть информации о цене – чем она выше, тем длиннее отрезок.

    Цветовые шкалы и наборы значков можно использовать для индикации различных состояний, например, переходы от критических затрат к допустимым (см. рис. 26).

    Рисунок 26 – Цветовая шкала от красного к зелёному с промежуточным жёлтым

    Вы можете комбинировать гистограммы, шкалы и значки в одном диапазоне ячеек. Например, гистограммы и значки на рисунке 27 показывают допустимую и чрезмерно низкую производительность устройств.

    Рисунок 27 – Гистограмма и набор значков отражают производительность некоторых условных устройств

    Чтобы удалить условное форматирование ячеек, выделите их и в меню условного форматирования выберите пункт Удалить правила из выделенных ячеек (см. рис. 28).

    Рисунок 28 – Удаляем правила условного форматирования

    Excel 2010 использует заготовки для быстрого доступа к возможностям условного форматирования, т.к. настройка собственных правил для большинства людей является далеко не очевидной. Однако, если предусмотренные разработчиками шаблоны вас не устраивают, вы можете создать свои правила оформления ячеек по различных условиям. Полное описание данного функционала выходит за рамки текущей статьи.

    Использование фильтров

    Фильтры позволяют быстро находить нужную информацию в большой таблице и представлять её в компактном виде. Например, из длинного списка книг можно выбрать произведения Гоголя, а из прайс-листа компьютерного магазина – процессоры Intel.

    Как и большинство других операций, фильтр требует выделения ячеек. Однако выделять всю таблицу с данными не потребуется, достаточно отметить строки над нужными столбцами данных. Это значительно увеличивает удобство от использования фильтров.

    После того, как ячейки выделены, на вкладке Главная нажмите кнопку Сортировка и фильтр и выберите пункт Фильтр (см. рис. 29).

    Увеличить рисунок

    Рисунок 29 – Создаём фильтры

    Теперь ячейки преобразятся в раскрывающиеся списки, где вы можете задать параметры выборки. Например, мы ищем все упоминания про Intel в столбце Наименование товара. Для этого выбираем текстовый фильтр Содержит (см. рис. 30).

    Рисунок 30 – Создаём текстовый фильтр

    Далее, вписываем искомое слово в соответствующее поле открывшегося окна  (см. рис. 31) и нажимаем кнопку ОК. В таблице будут показаны только те строки, в которых содержится нужная нам информация.

    Рисунок 31 – Создаём фильтр по слову

    Впрочем, гораздо быстрее добиться того же эффекта, вписав слово в поле Поиск контекстного меню, показанного на рисунке 30. Зачем тогда вызывать дополнительное окно? Оно пригодится в том случае, если вы хотите указать несколько условий выборки или выбрать другие параметры фильтрации (не содержит. начинается с…, заканчивается на… ).

    Для числовых данных доступны другие параметры (см. рис. 32). Например, можно выбрать 10 наибольших или 7 наименьших значений (количество настраивается).

    Рисунок 32 – Числовые фильтры

    Фильтры Excel предоставляют достаточно богатые возможности, сравнимые с выборкой запросом SELECT в системах управления базами данных (СУБД).

    Отображение информационных кривых

    Информационные кривые (инфокривые) – нововведение в Excel 2010. Эта функция позволяет отобразить динамику изменения числовых параметров прямо в ячейке, не прибегая к построению диаграммы. Изменения в числах будут сразу же показаны на микрографике.

    Рисунок 33 – Инфокривая Excel 2010

    Чтобы создать инфокривую, нажмите на одну из кнопок в блоке Инфокривые на вкладке Вставка (см. рис. 34), а затем задайте диапазон ячеек для построения.

    Увеличить рисунок

    Рисунок 34 – Вставка инфокривой

    Как и диаграммы, информационные кривые имеют множество параметров для настройки. Более подробное руководство по использованию данного функционала описано в статье Инфокривые и новые возможности условного форматирования в Excel 2010 .

    Заключение

    В статье были рассмотрены некоторые полезные возможности Excel 2010, ускоряющие работу, улучшающие внешний вид таблиц или удобство использования. При этом не имеет значения, создаёте ли вы файл сами или используете чужой – в Excel 2010 найдутся функции для всех пользователей.

    Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».

    Курсы Excel по программе Болдырева М

    Программа полного курса Excel

    1. Общие сведения о программе MS Excel.

    1.1. Обзор различий в версиях MS Excel (2003, 2007, 2011-2013) и аналогов программы (Calc).

    1.2. Основные элементы интерфейса программы Excel.

    2. Действия с листами.

    2.1. Копирование, перемещение, переименование, удаление.

    3. Основные операции с данными.

    3.1. Ввод данных. Форматы данных.

    3.2. Редактирование данных.

    3.3. Копирование и перемещение данных.

    3.4. Скрытие и отображение строк и столбцов, группировка данных, работа со списками.

    3.5. Проверка данных (условное форматирование).

    4. Редактирование электронных таблиц.

    4.1. Создание таблицы, модификация таблицы.

    6. Использование формул и функций.

    6.1. Создание формул, копирование формул.

    6.2. Использование мастера функций (логические функции, функции даты и т.д.)

    6.3. Автосумма.

    6.4. Действия над данными, находящимися в двух таблицах.

    6.5. Использование нескольких функций.

    7. Создание и форматирование диаграмм.

    7.1. Построение диаграмм в Excel.

    7.2. Модификация диаграмм.

    7.3. Форматирование диаграмм.

    7.4. Профессиональные приемы построения диаграмм.

    8. Анализ и управление данными.

    8.1. Создание базы данных.

    Уроки Excel

    Уроки Excel Уроки Microsoft Excel для начинающих

    Популярность программы Excel объясняется спецификой ее назначения - ее главния задача состоит работе с большими массивами данных, представленными в табличной форме. Для этих целей она повсеместно используется профессионалами для всевозможных расчетов, для статистического анализа и т.п. Тем не менее, во многих случаях она будет полезна и не профессионалу.

    Ниже, в уроках Excel, изложены основные сведения о возможностях программы Excel и способах ее использования. Зная эти возможности, каждый найдет этой программе достойное применение.

    Замечательным качеством программы Excel является то, что она в равной степени способна удовлетворить потребности как начинающих пользователей, так и профессиональных. Это достаточно редкое качество во многом обеспечило ей лидирующее положение, которое она занимает во всем мире. Особенностью этой программы является возможность ее позтапного изучения. На первом этапе нет необходимости изучать многие специальные функции этой программы. Изучение основных функций позволяет создавать красиво и грамотно оформленные разнообразные документы и станет основой для дальнейшего, более углубленного изучения этой программы.

    Уроки Excel разработаны на основе

    программы-учебника "Как работать с oфиcными прoграммами"

    разработанной LОGО Studiо

    Самоучитель персонального компьютера

    Урок 1. Первые шаги в Excel. Запуск программы и основные компоненты окна 1.1 Запуск программы

    Войти в Excel можно при помощи режима: Пуск → (Все) Программы → Microsoft Excel или Пуск → (Все) Программы →название группы, например, Microsoft или Microsoft Office, где нужно найти название Excel. подвести к нему курсор мыши и сделать нажатие на левую кнопку, то есть, нажать и отпустить левую кнопку мыши. В скобочках будем указывать возможные названия, которые могут быть иными в зависимости от установленной. Так, в системе Windows 98 последовательность вызова будет: Пуск → Программы → Microsoft Excel. в системе Windows ХР: Пуск → Все программы → Microsoft Excel. Эту возможность будем описывать в дальнейшем как: Пуск → (Все) Программы → Microsoft Excel.

    Другая возможность запуска редактора – при помощи значка на рабочем столе, если он выведен на него. Вид значка показан на рисунке слева в начале предыдущего абзаца. Для этого нужно подвести к нему курсор мыши и сделать двойное нажатие левой кнопкой мыши. Время между двумя нажатиями на левую кнопку мыши должно быть достаточно коротким, иначе система это действие воспримет как два одиночных нажатия действие будет иным.

    Для установки значка на рабочем столе нужно щелкнуть правой кнопкой по свободному месту на рабочем столе и вызвать режим: Создать → Ярлык → Обзор → (установить (Мой компьютер →) C:Program FilesMicrosoft Office(Office) (Microsoft) Excel ) Открыть ( или ОК) → Далее → Готово.

    Если на компьютере установлен Microsoft Office, то запустить Excel можно, нажав на соответствующую этой программе кнопку панели. Иногда бывает целесообразно установить автоматический запуск пакета при включении компьютера. Для этого используется режим: Пуск → Настройка → Панель задач и меню Пуск → Настройка меню → Дополнительно ( для системы Windows 98), где в левой части нужно установить в Программы пункт Автозагрузка. а в правую часть добавить значок Excel. В системе Windows ХР достаточно вызвать панель с названиями программ ( Пуск → Все программы ), подвести курсор мыши к названию Excel. нажать на правую кнопку и не отпуская ее, перенести курсор на название Автозагрузка. При этом справа от названия появится список программ, которые запускаются автоматически (Microsoft Office ) при включении компьютера. Подведем туда курсор мыши и отпустим правую кнопку мыши (смотри рисунок выше). На экране появится панно с режимами, из которого выберем режим Копировать. после чего данное название появится в списке программ для автозапуска.

    При работе с документом рекомендуется чаще использовать режим сохранения ( Файл → Сохранить ), особенно при работе со сложными документами, чтобы при непредвиденных случаях (выключении электропитания, сбое программы) были сохранены последние изменения.

    1.2 Основные компоненты основного окна пакета

    Внешний вид основного окна бывает различным и зависит от настроек пользователя, поэтому рассмотрим наиболее распространенный. Окно пакета состоит из:

    - верхней линии, или строки заголовка, на которой написано имя программы, выполняемой в данный момент. По краям имеются кнопки окна, слева - для вызова подменю работы с данной задачей и справа – сворачивания и закрытия окон;

    - строки главного меню с именами групп режимов;

    - трех строк с пиктограммами (стандартная, форматирование и строка формул), каждая из которых представляет собой режимы работы программы, описанные ниже;

    - основного окна с разграфленными на строки и столбцы областями в виде таблицы. В программе Excel на одном листе может быть 65 536 строк и 256 столбцов. Пересечение строк и столбцов образуют ячейки – поля, в которых находится различная информация, в том числе текстовая и числовая, могут храниться рисунки, формулы, звуковые файлы и пр. В одной ячейке можно ввести до 32 000 символов. О том, как вводить и корректировать информацию в ячейках, мы расскажем ниже;

    - заголовков строк и столбцов. в которых по вертикали находятся числа, а по горизонтали – символы английского алфавита. Название каждой ячейки в основном окне имеет адрес, состоящий из нескольких символов, например, « R 1 C 1». Символ « R » обозначает ряд ( Row ), за которым находится номер строки (1). Символ «С» обозначает столбец ( Column ), за которым находится номер столбца. В более ранних версиях программы Excel номер ячейки обозначался немного по-другому, например, «С1», где вначале находился символ, обозначающий номер столбца (С – третий столбец), за которым находится номер строки (1). Название текущей строки находится слева в строке формул, на рисунке это R 1 C 1;

    - режим подсказки. в котором находятся режимы, соответствующие текущим действиям пользователя;

    - статусной строки, или строки состояния. где отображается текущее состояние программы.

    Основное окно содержит рабочий лист с ячейками. Может быть несколько рабочих листов, которые объединяются в рабочую книгу.

    Рассмотрим вопросы сворачивания окон. Для этого прежде всего свернем окно программы Excel, для чего щелкнем по кнопке, на которой находится черточка, расположенной справа сверху окна (). В результате окно свернется, на экране появится рабочий стол и внизу экрана кнопка в виде небольшого прямоугольника, на котором находится название Microsoft Excel – Книга 1 (смотри рисунок выше).

    Для того, чтобы развернуть окно с программой Excel, нужно щелкнуть по данной кнопке, при этом окно появится на экране, а кнопка будет как бы вжатой, как это показано на рисунке.

    Таким образом, можно сворачивать и разворачивать окно программы. Этим действиям можно также дать другое название - свернуть или распахнуть окно программы.

    Операция сворачивания окна оставляет программу в оперативной памяти, но оно оказывалось незадействованной в текущий момент времени. Если программу закрыть, то программа будет выведена из оперативной памяти и прекратит свою работу. Для того чтобы с ней в дальнейшем продолжать работу, нужно снова ее запустить. Так как сворачивание окна оставляет программу в оперативной памяти, то компьютеру требуется мало времени для активизации программы. Кроме того, документы, рисунки и прочие данные, которые находятся в программе, снова вызывать уже не требуется.

    Теперь нажмем на кнопку - , которая находится справа сверху окна. В результате окно станет меньше, и будет занимать часть экрана, как это показано на рисунке. Первый режим, при котором окно занимает почти весь экран, кроме нижней строчки, где находится кнопка Пуск. называется «распахнуть окно во весь экран».

    Это окно можно перемещать по экрану, для чего нужно подвести курсор мыши к верхней строчке окна, которая выделена синим цветом. Далее следует нажать левую кнопку мыши, и не отпуская ее, перенести окно на новое место и там отпустить левую кнопку мыши. При переносе на экране появится рамка, которая показывает место на экране, где будет расположено окно программы. В системе Windows ХР передвигается не граница, а все окно.

    Также можно изменять размеры окна. Для этого нужно подвести курсор мыши на границу окна, и, когда курсор превратится в две стрелки, соединенные между собой, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перенести границу в новое место. При этом, если перенести курсор внутрь окна, то оно будет уменьшено, если наружу - то окно будет увеличено. Ниже приведены виды курсора мыши:

    - на горизонтальной верхней или нижней границе окна для перемещения в вертикальном направлении;

    - на левой или правой вертикальной границе окна для перемещения в горизонтальном направлении;

    . - на углах окна для перемещения границы окна по диагонали.

    Для того, чтобы снова распахнуть окно во весь экран, нужно нажать на кнопку - , расположенную сверху слева окна.

    Можно запустить одновременно несколько программ, часть из которых будет активизирована и иметь на экране окна, часть из них будет свернута.

    В текущий момент времени пользователь может работать только с одной программой, несмотря на то, что другая программа будет выполнять какие-то свои действия. Это связано с тем, что у компьютера имеется одна клавиатура и одна мышь, которые закрепляются за этой программой. В то же время, если эти устройства программе не нужны, то программа, которая не является активной, тем не менее, может выполнять какие-то действия, например, выводить документ на печать, воспроизводить музыку и выполнять другие функции.

    Когда выведены два окна двух программ, то активное окно имеет верхнюю строчку синего цвета, а другое окно серого цвета. Для того, чтобы сделать второе окно активным, нужно щелкнуть по какой-либо части второго окна, которое виднеется на экране, после чего окна поменяются местами. Понятно, что клавиатура и мышь теперь будут производить действия со второй программой. Можно обратно сделать активным окно предыдущей программы, для чего нужно щелкнуть по выступающей части окна.

    Для того чтобы активизировать окно программы, которое не видно за активным окном (что часто бывает, когда окно активной программы распахнуто во весь экран), следует нажать на прямоугольник, на котором имеется надпись нужной программы, находящийся внизу экрана и окна поменяются местами. Если щелкнуть по названию активной программы, то она свернется.

    Попробуйте поэкспериментировать с окнами программ, изменяя их размеры, перенося окна программ в разные места, делая активными различные окна.

    Иногда требуется открыть два окна одновременно, один под другим. Конечно, можно изменить размеры окна либо перетащить окно одно под другое. Но проще подвести курсор мыши в свободное место справа от прямоугольников с названиями программ на нижней строчке экрана и щелкнуть правой кнопкой мыши. При этом на экране появится меню, в котором выберем режим Окна Каскадом, и все окна будут расположены одно за другим, в котором каждое следующее окно находится чуть левее и выше от предыдущего.

    Можно выбрать режим Окна сверху вниз. и окна будут расположены, одно под другим, что удобно, если нужно, например, постоянно переносить данные из одного документа в другой.

    Как правило, режим подсказок используется на практике довольно редко, поэтому уберем его, нажав на крестик, который находится в окне вверху слева (). Мы увидим, что внутри окна программы Excel находится другое окно с текущей книгой. В этом окно можно также вызвать несколько других книг с данными формата программы Excel. Для того, чтобы было удобнее работать, нажмем на кнопку распахивания окна (), после чего окно примет вид, показанный на рисунке выше. Как видно, кнопки распахивания окна с данными появится на панели основного окна (). Эти кнопки управляют внутренним окошком с данными.

    В данном окне появились новые элементы:

    - вертикальная линия прокрутки, или полоса прокрутки (справа от основного окна), позволяющей просматривать те части документа, которые не поместились на экране сверху и снизу;

    - горизонтальная линия прокрутки, или полоса прокрутки (внизу от основного окна), позволяющей просматривать те части документа, которые не поместились на экране слева и справа;

    - ярлык рабочего листа (внизу от основного окна), позволяющая перемещаться по листам книги. Каждая книга содержит несколько рабочих листов, куда можно заводить данные. Ярлык текущего листа (Лист 1 ) выделен белым фоном. Для того, чтобы перейти на другой лист, нужно щелкнуть по ярлыку с его названием, используя левую кнопку мыши. Здесь и далее под словосочетанием «щелкнуть мышкой» по какому-то названию мы будем подразумевать, что нужно подвести курсор мыши на данное название, нажать и отпустить левую кнопку мыши. Если нужно щелкнуть правой кнопкой мыши, в тексте в дальнейшем это будет оговариваться дополнительно.

    Отметим, что эти элементы находились и в предыдущем окне, только не были видны.

    Для перемещения по изображению на экране используются кнопки прокрутки. находящиеся на линии прокрутки. Например, если нужно просмотреть текст, который находится ниже, нажмите на кнопку справа от экрана со стрелочкой вниз () и держите левую кнопку мыши нажатой до тех пор, пока не появится нужный текст. Если нажать на кнопку между стрелками () и переместить в другое место, то слева от нее появится номер строки. Как только появится нужный номер, отпустите левую кнопку мыши. Аналогично используются кнопки горизонтальной линии прокрутки.

    Теперь закроем данное окно программы, для чего нажмем на кнопку с крестиком (), которое находится справа вверху окна. В результате окно пропадет с экрана монитора и на нем появится рабочий стол.

    Если вы только что начали работать с программой или вообще недавно сели за компьютер, можете несколько раз набрать небольшую таблицу, хотя бы несколько символов, и попробовать ее сохранить, затем открыть этот файл, сделать новые добавления и распечатать, о чем рассказано в следующем уроке.